コロナ禍によって企業間取引の業務変革が遂に動き出す。そのときBtoB ECに何が出来るのか
2019年4月から施行され、厚生労働省が中心となって推進してきた働き方改革関連法、いわゆる「働き方改革」だが、一部で盛り上がりを見せるものの、多くの企業で実態としては大きく変わったことがない状態で推移してきていた。しかし今回のコロナ禍によって、メーカー・商社・卸売業など、企業間取引を行なっている企業も「テレワーク」「在宅勤務」が推奨され、仕事のやり方、そして従業員の働き方が一気に大きく変化した。しかし、このような状況下においても、アナログな商習慣が残り、どうしても出社しなければいけない、といった課題を抱えている企業も多くある。今後のニューノーマルの時代に向け、そのような課題を解決していくため、企業間取引のあり方は今後も大きく変革していこうとしている。そのようなこれからに向け、BtoB ECはどのような役割を担い、何をすることが出来るのか今回は考えていく。
※この記事は、BtoB向けECサイト構築システム「アラジンEC」を展開するアイル社から情報提供を得て作成した記事である。BtoB ECに関する資料は以下からダウンロード下さい。
そもそもなぜ“出社しなければならない”業務が存在するのか
4月16日から5月25日までの緊急事態宣言は、我々が直面したことが無いライフスタイルの変革を一気に推し進めた。しかし、そのような状況においても、多くの企業において、通常通りの勤務を求め、リモートワークの積極推進を行われていない問題が浮き彫りになっていった。「リモートワークをする環境が整っていない」「社員が本当に働いているのか信じられない」という基本的な問題から、「業務的に在宅勤務ができない社員がいる」「出社しなければ処理できない業務が存在する」といった業務上の問題も存在していた。実際にtwitterでも、アナログな業務があるが故に出社せざるをえないといったつぶやきも多く散見された。
もちろんこれらの理由の本当のところは分からない。しかし、仮にその企業が企業間取引を行なっている場合、その典型的な業務として、いくつか出社を余儀なくされるアナログ業務が存在しているはずだ。
- 取引先からの注文がFAXや電話で来るため、出社して確認が必要
- 社内の業務システムに入力作業が必要で、操作を会社で行う必要がある
- 取引先から、在庫や単価、納期の問合せなどがあるため、出社して電話対応が必要
- 仕入先に対してFAXにて発注依頼を行なったり納期確認が必要
ここ10数年、国内でもグローバルでもデジタル化が進んでいる中でさえ、このような業務は依然として多くの日本企業で残っているのだ。そしてそれらのアナログ業務が企業の生産性を低くし、世界的な競争力の低下を招いている一因となっていると言ってもいいだろう。
しかし、今回のコロナ禍によって、オフィスに出社しなければ業務が成り立たないために、テレワーク・在宅勤務が実現できないという事態に多くの企業が直面した。この状況を目の当たりにした「経営者」「管理部門責任者」「営業部門責任者」などが、ようやく、そして慌てて、課題解決に向けて動き出したのだ。
アナログな企業間取引の課題を解決するためには
このようなアナログな企業間取引が課題となっている状況を解決するためには、業務の再整理やシステムの改変などだけではなく、企業のカルチャーや場合によっては人事評価制度にまでメスを入れる必要があるかもしれない。しかし、多くの企業にとって解決の手助けとなる1つの仕組みとして、「BtoB ECサイトを構築し企業間取引をデジタル化させる」ことが挙げられる。
企業間取引をBtoB ECサイトを活用し、デジタル化させることによって多くの“出社しなければならない業務”の解消が可能となる。それは、導入する自社側だけではなく、取引先企業においても効果があるだろう。
このように、多くのアナログ業務、例えばFAXや手入力や電話対応が削減される。そのため、企業間取引を行っている企業において、BtoB ECサイトの活用は今回のコロナ禍によって、出社を余儀なくされている従業員の多くから出社必須業務を取り除き、リモートワークを導入することが出来る可能性が高まるだろう。
非対面型ビジネスモデルへの転換が求められる営業担当者
今回のコロナ禍は、非対面型ビジネスモデルへの転換も多方面で求められている。そのため多くの業種で試行錯誤を行いながら、ニューノーマルに向けた業務改革が行われている。そのような中で、営業担当者も今までとは大きく仕事のやり方を変革させる必要がある。しかし、急に営業スタイルを変えることや、非対面でも「売上を確保する」「関係性を維持する」ことを実現しなければならないというのはかなりハードルが高いのも事実だ。
そのようなケースでも、これを実現するための仕組みとしても「BtoB ECサイトの構築」は有効な手段の1つだと言える。例えば、
- ECサイトにて新商品や売れ筋商品などの訴求が可能
- 非対面でも担当営業が得意先とのコミュニケーションツールとして活用が可能
- 得意先側のITスキルに応じて担当営業が代理で注文対応が可能
- 担当する得意先の特性に応じてECサイトで商品の出し分けが可能
などが実現可能になるため、対面での営業をオンラインが補完し、役割分担を行っていく新しい営業スタイルの確立が可能となるだろう。
ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールの認知と普及も広まり、非対面によるコミュニケーションが浸透してきた。従来であれば、営業をオンライン会議ツールで行うことは、先方に対して誠実さを欠く対応とされていたが、今やそのような固定概念は払拭されてきている。非対面型をベースとした新たな営業スタイルを確立することは、ニューノーマルに向けた働き方改革となり、今後の企業成長に欠かせないものとなっていくだろう。
コロナ禍前からBtoB ECのサイトを構築し、既存のやり方から脱却した事例
それでは、いくつか実際の事例を見ていこう。
コンフォートジャパン
得意先からのFAX注文を、約90％EC化。残業時間はほぼゼロに
得意先である美容サロン・代理店からの注文は99%がFAXだったが、導入から4年強経過した現在では、約90％がEC注文に移行している。注文データは自動で基幹システムに取り込まれるため、受注後の手入力での作業も不要になり大幅な業務工数が削減されている。その結果、月に30～40時間ほどあった残業時間はほぼゼロになるなど、効果は目覚ましいものだ。
ゲストリスト
展示会オーダーを100％EC化。一週間かけていた受注業務がゼロに
従来は、バイヤーからのFAX注文に間違いがないよう、2人組で一週間かけて、受注内容のサイズと数量を読み合わせてからシステムに手入力していた。しかし、BtoB ECの導入によって、その作業がゼロになり、展示会の受注締日にすぐ発注作業に取り掛かれるようになるなど、大幅な業務改善が行われた。
シーマン
ルートセールス先で発注・在庫確認が可能になり、サービスレベルが向上
従来は営業先の病院で注文内容を聞いてから、帰社後に営業担当者がメールで発注するプロセスを行っていた。しかし、BtoB ECを導入することで、病院のその場でサンプル発注や在庫確認が可能となった。またデータ連携することにより事務担当者が再びシステムに入力することも無くなり、ミスも大幅削減し、月70時間の業務の削減に成功した。
山栄フーズ
FAX注文をEC注文に切り替えたことで、最大約10時間の業務短縮に
従来は取引先である全国のラーメン店から、FAXで届く注文の伝票入力が朝から入力していても深夜0時まで掛かることもあった。しかし、BtoB ECを導入し、約5割の取引先がEC注文に移行したことで、今では1時間ほどでそのアナログ業務が終わるようになった。受注対応における、社員教育・確認時間・ミスも削減し、約3人分の人件費の削減に繋がっているという。
某スポーツ用品卸業
Web上での展示会開催とオンライン会議ツールの活用により、リアルの展示会以外の手法を実現
従来は、定期的な展示会を広大な場所の用意と膨大な準備作業をかけ開催していた。しかし、このコロナ禍によって、オンライン展示会に完全シフト。BtoB ECを活用し、営業対応などは必要に応じてオンライン会議ツールで行うなど、非対面での商談スタイルを確立し、展示会をバーチャルで開催した。このような素早いニューノーマルに向けた対応は、BtoB ECがあってこそのものとなっている。
ニューノーマルに向けた根本的な業務変革を
コロナ禍は、そう簡単には収束はしないだろう。そのため、今までの日常にとらわれることなく、新しい日常に沿った根本的な業務改革を考えていく必要はあるだろう。もちろん収束した時のことも考えていくことも重要だが、このコロナ禍を改革へのきっかけとして、今までの業務プロセスや取引方法をどのように改善・進化させて、新たなビジネスモデルを構築していくのかを考えることは不可欠だろう。
今回のコロナ禍だけでなく、大規模天災といった不測の事態はここ数十年増えてきている傾向にある。そのようなことを考慮しても、これまでのアナログ文化から脱却し、企業として生産性をどうやって上げていき、より働きやすい環境を整備し、利益体質の強化に繋げていくかを考え、取り組んでいくことは非常に重要となっている。アナログ業務の変革は、これからの企業に求められる重要な要素の一つとなり、その具体的な改善手法の1つとしてBtoB ECは大きな可能性を秘めているのではないだろうか。
※この記事は、BtoB向けECサイト構築システム「アラジンEC」を展開するアイル社から情報提供を得て作成した記事である。BtoB ECに関する資料は以下からダウンロード下さい。